Gmail

Uit DeVliegendeWiki
Ga naar: navigatie, zoeken

GMail is een gratis e-maildienst van Google. Het is verbazend flexibel en heeft ongekende voordelen:

  • Gratis: Gmail is gratis, en dat maakt het aantrekkelijk om uit te proberen;
  • Veel opslagruimte: Op dit moment (begin 2011) krijg je met een Gmail-account 7 GB aan gratis diskruimte. Ik kan daar ca. 30 jaar aan e-mail in kwijt. Oftewel: Ik hoef nooit meer e-mail te verwijderen;
  • Altijd je e-mail online: Het echte voordeel van de grootte van een Gmailaccount is, dat je al je e-mail voortaan online kunt laten staan. Je kunt altijd bij al je e-mail, als je maar online bent;
  • Te koppelen met e-mailprogramma's: Gmail kan zonder problemen gekoppeld worden met bv. Thunderbird (POP & IMAP) of Outlook (POP, IMAP werkt niet goed in Outlook);
  • Prettige interface: Veel mensen die een Gmailaccount gebruiken, werken rechtstreeks in Gmail, dus zonder een e-mailprogramma als Thunderbird, omdat het Gmailaccount prettig werkt;
  • Te koppelen met eigen SMTP-server: Je kunt in Gmail configureren dat uitgaande e-mail verstuurd moet worden met jouw server voor uitgaande e-mail. De ontvanger van je e-mail ziet dus niet dat er een Gmailaccount tussen zit.
  • Spamfiltering: Gmail filtert alle binnenkomende e-mail op spam, en dat doet-ie erg goed. Je hebt dus nooit meer eigen filters nodig;
  • Backups: Google maakt backups van Gmailaccounts. Je hoeft dus niet zelf je e-mail te backuppen.

Zie ook Outlook Express, Thunderbird en IMAP met Gmail - Migratieprocedure

Inhoud

Adressen importeren

Importeren van adressen in Gmail kan bv. via LDIF-bestanden. Thunderbird kan standaard exporteren naar LDIF-bestanden. Verder kan Gmail overweg met csv-bestanden, afkomstig van Windows Mail en Outlook Express. In dat geval: Ga naar Gmail > Contacten, etc.

Bronnen

Afzendadres aanpassen

In de situatie dat je GMail gebruikt als de mailbox voor een e-mail-account bij een bestaand e-mail-adres, is het belangrijk dat ontvangers niet zien dat het verzonden is vanaf een GMail-account. Dit kun je op twee manieren realiseren:

In het Gmail-account

Je kunt in het Gmail-account configureren dat e-mail verstuurd moet worden via een bepaalde externe SMTP-server. Als je daarna in je e-mail-client (bv. Thunderbird) aangeeft gebruik te willen maken van de SMTP-server van Gmail, wordt e-mail automatisch via die externe SMTP-server verstuurd;

  • Nadeel: Inflexibel: Je kunt niet per e-mail-client de afzender kiezen. Voorbeeld: Je hebt één e-mail-adres, en dat wordt gebruikt door twee mensen, en allebei willen hun eigen naam in het afzender-veld hebben. Dat gaat niet;
  • Voordeel: Werkt vanuit Gmail: Voor mensen die hun e-mail direct via Gmail afhandelen, en niet via een MDA, is dit perfect, en één van de grote voordelen van Gmail.
  • Voordeel: Handig voor laptops: smtp.gmail.com is bereikbaar via een beveiligde verbinding over een andere poort dan 25. Sommige providers blokkeren poort 25, en door gebruik te maken van smtp.gmail.com, ben je van dat probleem verlost. Overigens: Dat de verbinding naar smtp.gmail.com beveiligd is, zegt volgens mij weinig: De verbinding van Gmail naar je uiteindelijke SMTP-server, is dat mogelijk niet, dus netto maakt het niets uit;

In de e-mail-client

Je kunt in je e-mail-client specificeren welke SMTP-server te gebruiken. SMTP-servers werken transparant: Je ziet alleen de afzendgegevens die de gebruiker heeft geconfigureerd. Op die manier kun je bv. een identieke SMTP-server gebruiken voor bv. 10 e-mail-accounts, zoals ik dat regelmatig doe.

  • Voordeel: Flexibel: Het probleem wat hiervoor genoemd wordt met twee mensen, één e-mail-adres, maar toch verschillende afzenders, is hiermee opgelost;
  • Nadeel: Niet handig voor laptops: Verschillende internetproviders blokkeren poort 25. Als je een SMTP-server gebruikt die via deze poort werkt, is er een kans dat je op diverse locaties geen e-mail kunt versturen zonder truken toe te passen.

in Gmail

Instellingen hieromtrent vind je op de volgende locatie:

Instellingen > Accounts en import > E-mailberichten versturen vanaf

Doorgaans zal hier een e-mailadres plus naam vermeld staan, met de mogelijkheid om de gegevens te bewerken, en de mogelijkheid om een ander e-mail-adres voor afzenden toe te voegen.

Instellingen voor het bestaande account:

  • Naam: Als je een account bewerkt, kun je de naam aanpassen. Dit is de gewone naam van de afzender. Beslist belangrijk, maar niet om het GMail-adres te maskeren;
  • Een ander antwoordadres opgeven: Als je een account bewerkt, kun je een waarde voor het reply-to-adres invoeren. Dat helpt niet om het GMail-adres te verhelpen;

Instellingen tav. 'Verstuur e-mail vanaf een ander adres':

Dit is doorgaans de enige manier om daadwerkelijk onder een ander e-mail-adres e-mail te versturen. Klik hiervoor op:

Instellingen > Accounts en import > E-mailberichten versturen vanaf: Verstuur e-mail vanaf een ander adres

Instellingen:

  • Naam: De gewone naam van de afzender;
  • E-mail-adres: Het e-mail-adres waaronder je wilt e-mailen;
  • Verzenden via GMail: Niet goed: Dan blijf je het GMail-adres zien in oa. Thunderbird;
  • Verzenden via example.com SMTP-servers (aanbevolen voor professionele domeinen): Deze moet je hebben. Na opgeven parameters wordt er een verificatie-e-mail gestuurd naar het betreffende adres;
  • Dit nieuw-aangemaakte adres instellen als standaard-e-mail-adres.

Bronnen:

In e-mail-client

Dit vereist twee aanpassingen:

  • Bij Gebruikersgegevens moet je de juiste afzendgegevens invoeren;
  • Een SMTP-server naar keuze configureren.

Let op: Als je dit gaat testen door e-mails te sturen naar bv. jezelf, met Thunderbird 3 als e-mail-client, en de afzender komt al voor in het adressenboek, dan toont Thunderbird de addressenboekentry. Je kunt op die manier dus niet de afzender controleren. Waarschijnlijk gaat dat wel door de message header op te vragen.

Backup van GMail maken

Er zijn een aantal redenen waarom het verstandig is om steeds een actuele locale backup van Gmail te hebben:

  • Het wil wel eens gebeuren dat een Gmail-account zomaar ophoudt te bestaan;
  • De toegang tot Gmail-accounts kan ontzegd worden door een geslaagde kraakpoging;
  • Gmail heeft geen helpdesk die kan helpen bij problemen;
  • Gmail is een gratis dienst, waardoor je geen garanties krijgt;
  • Dit maakt Gmail veel aantrekkelijke voor zakelijk gebruik: Het is gratis, maar je bent er niet blindelings van afhankelijk.

Als we Gmail voor klanten aanwenden, denk ik dat we altijd een voorziening moeten treffen voor locale backups.

Manieren om backups te maken:

  • Gebruik een traditioneel e-mailprogramma, en download copieën van Gmail via POP3. Nadeel: Inhoud van mappen wordt niet gecopiëerd;
  • Gebruik Thunderbird 3 als IMAP-client, want deze maakt locale copieën van alle Gmail. Vooral handig als daarnaast het Thunderbird-profiel ook wordt gebackupped. Additioneel voordeel van Thunderbird, juist voor het maken van backups: Thunderbird slaat e-mail op in klare tekst. Je kunt het dus altijd zonder hulpmiddelen benaderen.

Bronnen:

Bandwith Exceeded Failure

In maart 2011 heb ik voor een hotel twee Gmail-accounts aangemaakt. Deze accounts werden op vier computers ontvangen. Na ca. een dag kreeg ik de foutmelding:

Alert from account …: Gmail: Account exceeded bandwidth limits. (Failure)

Het lijkt erop dat Gmail datalimieten hanteerd die wel degelijk overschreden kunnen worden. In dat geval schijnt het 24 uur te duren voor een account weer bereikbaar is. De betreffende accounts zijn wel via gmail.com bereikbaar.

Belangrijk (label)

De map Belangrijk is een label. Waarschijnlijk is het hetzelfde als priority inbox.

Beperking bij ophalen e-mail via een e-mailprogramma

Als Gmail-accounts worden gebruikt in combinatie met een e-mailprogramma zoals Thunderbird, kun je regelmatig een foutmelding krijgen zoals:

Use webmail - http://mail.google.com/support/bin/answer.py?answer=78754 

Google beperkt namelijk de frequentie waarmee een e-mailprogramma nieuwe e-mail kan binnenhalen, mogelijk om twee redenen:

  • Om belasting van servers te beperken;
  • Om kraakpogingen te voorkomen.

Mogelijke oplossingen:

  • 'Captcha-lock' verwijderen: Door een captcha in te vullen, kun je aantonen dat de inlogpogingen authentiek zijn. Vermoedelijk moet je dit doen vanaf hetzelfde IP-adres als waar je de foutmeldingen krijgt;
  • Frequentie van binnenhalen van e-mail verlagen. In Thunderbird kun je dit per account instellen.

Bronnen:

Browserverbinding: https gebruiken?

http://mail.google.com/support/bin/answer.py?hl=nl&ctx=mail&answer=74765

Gmail & E-mailprogramma's

Zie Gmail & E-mailprogramma's

Ook handig, oa. als je op Apple storingen hebt door e-mail die gecopieerd wordt:

GMAIL'S RECOMMENDED IMAP CLIENT SETTINGS

Sending:

Do NOT save sent messages on the server. If your client is sending mail
through Gmail's SMTP2 server, your sent messages will be automatically
copied to the [Gmail]/Sent Mail folder.

DO save draft messages on the server. If you want your drafts in your mail
client to sync correctly with Gmail's web interface, set your client to save
drafts to the [Gmail]/Drafts folder.

Deleting:

Do NOT save deleted messages on the server. Messages that are deleted from
an IMAP folder (except for those in [Gmail]/Spam or [Gmail]/Trash) only have
that label removed and still exist in All Mail. Hence, your client doesn't
need to store an extra copy of a deleted message.

Do NOT save deleted messages to your [Gmail]/Trash folder because this will
delete a message in all folders.

Do NOT save deleted messages to your [Gmail]/All Mail folder as some clients
will try to empty this folder and ultimately fail. This can lead to delayed
mail access or excessive battery consumption on a mobile device.

Junk mail and spam:

Do NOT enable your client's junk mail filters. Gmail's spam filters also
work in your IMAP client, and we recommend turning off any additional
anti-spam or junk mail filters within your client. Your client's filter will
attempt to download and classify all of your existing messages, which may
slow down your client until the process is complete. 

Desktop-integratie

Oftewel: Hoe kun je GMail beter integreren als MDA voor alledaags gebruik?

http://www.makeuseof.com/tag/7-simple-steps-gmail-desktop-email-client/

Downloaden via POP

Keuzemogelijkheid te bereiken via:

Instellingen > Doorsturen en POP/IMAP > Downloaden via POP

Belangrijk om dit uit te zetten, indien je gebruik gaat maken van IMAP: Mocht je gebruik maken van IMAP, en een keer per ongeluk toch POP selecteren in de configuratie van een client, dan wordt niet je complete inbox gedownload naar de computer waar je op dat moment achter zit.

Bron: http://mail.google.com/support/bin/answer.py?hl=nl&ctx=mail&answer=10350

E-mail importeren middels IMAP

Verhuizen van e-mail van Outlook of Outlook Express naar GMail, gaat niet altijd even makkelijk. Hierbij wat suggesties.

Vanuit Outlook gaat verplaatsen of copiëren naar GMail een stuk makkelijker dan vanuit Outlook Express:

  • In Outlook schijn je makkelijker complete mapstructuren te kunnen verplaatsen;
  • Outlook Express lijkt vaak makkelijk vast te lopen bij verplaatsen.

Mocht verplaatsen vanuit Outlook Express problemen geven, dan is het te overwegen om de betreffende e-mail eerst te importeren in Outlook, en vanaf daar te exporteren naar GMail.

Als exporteren niet goed loopt vanwege een beschadigde of besmette computer, kan het helpen om op die computer een nieuw Windows-account aan te maken. De bestaande Outlook- of Outlook Express-mappen kun je vervolgens copiëren naar dat nieuwe account, en het vandaar exporteren naar GMail.

In Outlook kun je e-mail verplaatsen middels drag & drop, ook via LogMeIn vanaf Linux. Je kunt dit zelfs per individuele e-mail doen.

Outlook lijkt de datum van e-mails te resetten naar het moment waarop ze verplaatst zijn. Als je zo'n e-mail opent, zie je de correcte datum. Toch is dit onhandig.

Verplaatsen vanuit Outlook of Outlook Express is vaak onverwacht langzaam. Na selecteren van e-mails en het aangeven van de doelmap, kan het zomaar een kwartier duren voordat er iets gebeurd.

Alternatieve oplossing: E-mail verplaatsen door beide accounts in Thunderbird te configureren. Verplaatsen lijkt niet goed te gaan middels drag & drop, maar wel door de e-mail te selecteren, en dan via de rechtermuistoets de e-mail te verplaatsen naar de nieuwe locatie.

E-mailhandtekeningen

Gmail heeft uitgebreide mogelijkheden voor e-mailhandtekeningen, maar niet in combinatie met een extern e-mailprogramma zoals Thunderbird. Zo snel je zo'n e-mailprogramma gebruikt, moet je de e-mailhandtekeningen ook in die e-mailclient verzorgen.

E-mail importeren vanuit Windows Mail

Manieren om e-mail te exporteren vanuit Windows Mail naar Gmail:

  1. Het Gmail-account toevoegen aan Windows Mail als IMAP-account, en copiëeren (dus als in het vorige hoofdstuk uitgelegd);
  2. Exporteren vanuit Windows Mail naar Thunderbird, en copiëer vandaar naar Gmail

Bronnen:

E-mail overhevelen naar Gmail

Configuratiescherm Gmail. Mail Fetcher ter hoogte van de muisaanwijzer

Als je een mailbox vervangt door een Gmail-account, wil je waarschijnlijk dat e-mail uit het oude account in het Gmail-account belandt. Daar zijn twee mogelijkheden voor:

Forwarding

Forwarding wil zeggen dat je vanaf het management console dat hoort bij dat e-mailaccount, instelt dat e-mail doorgestuurd moet worden. Dat kun je vrijwel altijd instellen, behalve bij KPN.

Forwarding is 'De Koninklijke Weg', omdat je dan zeker weet dat e-mail zonder vertraging in het Gmail-account aankomt, en zonder dat er opslagruimte wordt gebruikt bij de provider.

Het nadeel van forwarding is, dat je moet gaan hobbyen in het management console van de e-mailprovider. Klanten hebben daar vaak geen inloggegevens van, en zelfs als ze het wel hebben, moet je nog je weg vinden in dat management console.

Bij particuliere klanten doe ik meestal geen forwarding, omdat ik het te veel werk vind. Bij hotels doe ik het bijvoorbeeld juist wel, vanwege de vertraging.

Mail fetcher

Het alternatief is Gmail's Mail Fetcher, het onderdeel van een Gmail-account dat e-mail via POP uit zo'n ander account kan halen. Zie hoofdstuk [[1]] voor details.

Externe inhoud

http://mail.google.com/support/bin/answer.py?hl=nl&ctx=mail&answer=145919

GMail for mobile

http://www.google.com/intl/en/mobile/mail/index.html#utm_source=wel-eml&utm_medium=eml&utm_campaign=en

IMAP-toegang

Keuzemogelijkheid te bereiken via:

Instellingen > Doorsturen en POP/IMAP > IMAP-toegang: Inschakelen

Labels

In GMail kun je labels defineren. Deze labels worden vervolgens virtuele mappen. Waarschijnlijk heel handig.

Bron: http://googlesystem.blogspot.com/2007/10/gmail-supports-imap.html

Mail Fetcher

Configuratiescherm Gmail. Mail Fetcher ter hoogte van de muisaanwijzer

Mail Fetcher is het onderdeel van GMail waarmee je e-mail uit andere accounts middels POP kunt binnenhalen (niet IMAP). Je kunt Mail Fetcher bereiken via:

Settings > Accounts and Import > Check mail using POP3:

Een reden om Mail Fetcher te gebruiken, is als je vanaf dat andere account niet kunt forwarden zonder dat er een locaal copie achterblijft, wat je wellicht niet wilt.

Het lijkt erop, dat je in Mail Fetcher geen account kunt aanmaken met dezelfde naam als de inlognaam van het Google account. Een oplossing hiervoor kan zijn, om het een willekeurige naam te geven, en bij de parameters de parameters van het betreffende account op te geven.

Indien vanaf dat andere account forwarding gebruikt kan worden, is dat waarschijnlijk aan te bevelen, omdat het sneller is, en volgens mij logischer en intuïtiever.

Vragen & antwoorden

  • Hoe vaak wordt mail opgehaald? In maart 2012 zag ik in een Gmailaccount dat het bijna een uur geleden was dat er voor het laatst e-mail was opgehaald --> Dat wordt dynamisch aangepast: Als een account zelden nieuwe e-mail bevat, wordt het minder vaak gecontroleerd [2].

Bronnen

Meerdere Gmail-accounts tegelijkertijd openen

Zie Multiple Sign-in

Multiple Sign-In

Met Multiple Sign-In kun je meerdere Gmail-accounts tegelijkertijd openen

Migratie-procedure

Zie artikel IMAP met Gmail - Migratieprocedure.

Openstaande vraagstukken

  • Kun je een GMail-account later toevoegen aan een Google-account?
  • Wat is archiveren?
  • Wat is de handigste manier om andere IMAP-accounts toe te voegen aan een GMail-account? POP? Doorsturen? Of nog andere oplossingen?
  • Kun je Outlook Express zo configureren dat verwijderde items in de prullenbak belanden, en niet doorgestreept op dezelfde plek blijven staan?
  • Hoe werken labels precies?

Privacy

http://mail.google.com/support/bin/answer.py?answer=6603

SMTP

Doorgaans maakt het niet uit welke SMTP-server je gebruikt, omdat de SMTP-server zelf geen zichtbare informatie toevoegt.

Bij GMail is dat anders: Als afzender wordt het e-mail-adres gehanteerd dat als zodanig is geconfigureerd in het GMail-account. Je moet dus in veel gevallen eerst in het GMail-account de SMTP-server van de betreffende domeinnaam configureren.

Uiteraard kun je er ook voor kiezen om in de betreffende MDA rechtstreeks de SMTP-server van de domeinnaam configureren, of de server van de internet-provider. Toch is het wellicht handig om standaard de GMail-server te gebruiken want (1) beveiligd en (2) niet over poort 25.

Sneltoetsen

http://mail.google.com/support/bin/answer.py?hl=nl&ctx=mail&answer=6594

Spam

Gmail verplaatst spam automatisch naar de map spam. Dit werkt ook voor Imap.

Als je zelf spam verplaatst naar deze map, gebruikt Gmail dat om het spamfilter te trainen. Onduidelijk of dat ook werkt als je een e-mailprogramma zoals Thunderbird gebruikt, maar ik vermoed van wel. Zolang je 't maar in de goede map plaatst: [GMAIL]/Spam [3]. Verder:

  • Je kunt het spamfilter uitzetten [4]
  • Je kunt specifieke regels maken om te voorkomen dat bepaalde vaste berichten als spam worden aangemeld

Als dit onvoldoende is, kun je wellicht in Thunderbird spamfiltering activeren, of anders bij het oorspronkelijke domein.

Spamfilter-niveau aanpassen

Eens in de zoveel tijd kunnen mensen mij niet e-mailen, omdat hun e-mail door het Gmail-spamfilter lijken te worden tegengehouden. In februari 2014 kregen afzenders een foutmelding dat e-mail niet afgeleverd kon worden, en iets met 'Robospam' of 'Spam Cop' in de naam. Ik vind het merkwaardig dat ze een foutmelding krijgen, omdat spamfilters doorgaans juist geen terugkoppeling geven aan afzenders, omdat voor spam-verzenders dergelijke terugkoppeling waardevolle informatie betreft.

Conclusie: Gmail is niet het probleem, maar het outbound spam filtering van de e-mailprovider van de afzender.

Thunderbird

Troubleshooting

Let op:

  • Je kunt geen e-mail naar jezelf sturen. Als je daar niet op bedacht bent, wordt troubleshooting heel raadselachtig;
  • Test-e-mails belanden gemakkelijk in de spam-box.

Volwaardige IMAP-client?

In GMail kun je geen IMAP-accounts toevoegen zoals dat bij traditionele MDA's zoals Outlook, Outlook Express en Thunderbird wel kan: De Mail Fetcher is beperkt tot POP.

Er zijn wat truuks om toegang tot een IMAP-account te benaderen:

  • Via POP e-mail binnenhalen. Nadeel: Je mist alles wat buiten de inbox staat;
  • Vanaf dat andere domein laten doorsturen. Zelfde nadeel als hiervoor.

Bronnen:

Voor- en nadelen

Gmail is verreweg de beste gratis e-mailservice:

  • Gratis;
  • Voldoende diskruimte om nooit meer e-mail te hoeven weggooien of te archiveren: Standaard heeft een GMail-account zo'n 7 gigabyte diskruimte. Dit getal neemt overigens voortdurend toe. Daarnaast kun je voor het luttele bedrag van 5 dollar per jaar de diskruimte vergroten naar 20 GB. Diskruimte bij hosting providers is doorgaans zo kostbaar, dat weggooien of offline archiveren onontkomelijk is, waarmee het grote voordeel van online e-mail-opslag, voor een groot deel verloren gaat. Gratis e-mail-adressen bij internetproviders is meestal beperkt tot een handjevol megabytes. Dat is niet relevant;
  • Goede webinterface: Je kunt je GMail-account bereiken via elke e-mail-client, maar veel mensen vinden de webinterface van GMail zo prettig, dat ze nooit een client gebruiken. Dit maakt je onafhankelijker van de locale IT-infrastructuur;
  • Goede spam-filtering: GMail heeft waarschijnlijk de beste spamfiltering die er bestaat. Dat heeft een paar significante voordelen: Om te beginnen hoef je geen spamfilter meer op je eigen computer te installeren. Je hoeft je ook niet druk te maken om server-sided spamfiltering. Daarnaast scheelt dit in diskruimte. Sommige bedrijven die veel aan online marketing doen, krijgen meer dan een spam-e-mail per seconde. Als die spam niet effectief server-sided wordt opgeruimd, kost dat diskruimte. Sterker nog: Een dag niet filteren, en de inbox is vol. Ook voor mensen die niet al te vaak hun e-mail lezen, is effectieve server-sided filtering een goede zaak, weer omdat dit diskruimte scheelt;
  • Betrouwbaar: GMail wordt door miljoenen mensen gebruikt, zowel privé als zakelijk. Daarnaast ervaar ik Google als een integer en betrouwbaar bedrijf.;
  • Te gebruiken icm. eigen SMTP-server: In een Gmail-account kun je eigen SMTP-servers e-mail laten versturen. Op die manier wordt Gmail transparant: De ontvangende partij ziet alleen jouw domeinnaam;
  • Backups: GMail maakt backups van de e-mail. Dat doen niet alle providers, en van de providers die zeggen dat ze het wel doen, vind ik het niet vanzelfsprekend dat ik ze vertrouw dat het ook daadwerkelijk functioneert;
  • Beveiligde verbinding: Je kunt GMail zo configureren, dat contact met e-mail-clients altijd over beveiligde verbindingen lopen, die ook nog eens over correcte certificaten beschikt;
  • POP blokkeren: GMail biedt de mogelijkheid om POP te blokkeren, zodat mensen alleen via IMAP e-mail kunnen benaderen. Indien je normaal gebruik maakt van IMAP, en per ongeluk een client met POP configureert, wordt in één keer de complete inbox naar de locale computer verplaats. Die fout is met GMail uit te sluiten;
  • Altijd toegang tot contactgegevens: Indien je gebruik maakt van een e-mail-client, heb je met IMAP welliswaar overal toegang tot je e-mail, maar niet tot je contactgegevens, want die worden locaal bewaard. Daar is welliswaar een mouw aan te passen middels LDAP, maar door de GMail-interface te gebruiken, heb je dat probleem nog veel makkelijker opgelost;
  • Geen probleem met poort 25: Standaard wordt poort 25 gebruikt voor het verzenden van e-mail. Sommige providers, zoals KPN, Het Net, en Planet, blokkeren dat nummer vanwege spam, tenzij het naar hun eigen SMTP-server gaat. Dat is onhandig als je een laptop gebruikt, omdat je dan van locatie tot locatie een andere SMTP-server moet gebruiken. GMail gebruikt echter niet poort 25 voor SMTP, maar een andere poort. Daarmee is dit probleem verholpen;
  • Locaal te archiveren: Het is vrij makkelijk om e-mail locaal te archiveren;
  • All mail-box: GMail maakt verschillende mappen aan, waaronder een map All mail. Waarschijnlijk is dat een virtuele map, waar alle e-mail in zit die in afzonderlijke mappen zit. Zo iets heb ik vaak gemist. Verzonden e-mail zit namelijk wel allemaal in één map, en iets dergelijks heb ik vaak gemist mbt. binnenkomende e-mail;
  • Out-of-office-replies: GMail maakt het makkelijk om out-of-office-reply in te stellen. Bij veel hosting-providers moet je zo'n reply server-sided instellen, want een dermate uitdaging is, dat het niet gebeurd;

Gmail heeft ook nadelen:

  • Geen volwaardige MDA: Gmail is geen volwaardige e-mail-client voor niet-Gmail-accounts. Je kunt e-mail binnenhalen met POP, maar bv. niet Gmail gebruiken als IMAP-MDA voor externe e-mail-adressen. Deze beperking is vaak verrassend;
  • Beperkingen SMTP: Als je e-mail verstuurt via Gmail, ben je beperkt in de mogelijkheden om het afzendadres aan te passen. Je hebt ca. twee opties: Een hele beperkte, waarbij mensen makkelijk zien dat 't verstuurt is vanaf een Gmail-adres, of gelijk een 'zware' oplossing waarbij je verstuurt via een externe SMTP-server. Het probleem is echter, dat niet alle hosting-providers zo'n externe SMTP-server aanbieden. Soms verwachten hosting-providers dat je altijd gebruik maakt van de SMTP-server van je internet-provider;
  • Geen garanties: Als je account wordt gehacked, ben je de pineut. Als een account zomaar verdwijnt, wat gebeurd, ben je de pineut;
  • Geen helpdesk: Weer: Als je een probleem hebt, ben je vrij snel aan jezelf overgeleverd;
  • E-mail-ophaal-beperking icm. MDA: Als je Gmail gebruikt in combinatie met een MDA zoals Thunderbird, gelden er beperkingen tav. de frequentie waarmee je nieuwe e-mail kunt ophalen. Zie het aparte hoofdstuk in dit artikel.